サービス担当者会議とは?会議の目的や進め方、主催者のやるべきことを解説!

公開日:2020年09月24日

更新日:2020年09月24日

どんな会議?サービス担当者会議 よりよい介護サービス提供のために

サービス担当者会議という言葉を、介護従事者であれば聞いたことがあるかと思います。
通称「サ担」と呼ばれるこの会議、参加したことがなければどのような内容の会議なのかご存知ない方も多いのではないでしょうか?
 
本コラムではこのサービス担当者会議について
・概要
・目的
・進め方
・注意点

などについてわかりやすく解説しています。
特に初めて会議の進行を担当するケアマネージャーの方は、ぜひ参考にしてください。

サービス担当者会議とは

サービス担当者会議とは?

サービス担当者会議とは、ケアマネージャーが作成したケアプランの内容を各サービスの担当者が集まって検討しあう会議です。
よりよいサービスを提供するための意見を出し合ったり、情報共有をします。
ケアプランを作成したケアマネージャー(介護支援専門員)が中心となり、会議を進めていきます。

サービス担当者会議の目的

サービス担当者会議はチームケアを行うにあたって欠かせない会議です。
 
・ケアプラン内容の意図・目標イメージの共有
・ケアプランから想定されるリスク・課題を解決するための意見交換

が会議の主な目的です。
 
作成したケアプランをもとに、ケアマネージャーから各サービス担当者に、利用者の状態と課題、今後の目標イメージを説明します。
そこから、ご家族のご意向、かかりつけ医の見解、医学上の留意点などの説明を受けます。
介護職員やリハビリ職員など各サービス担当者の意見や質問も受けながら、具体的なサービス内容を確定していきます。
 
このようにサービス担当者会議は、多職種間での認識のズレをなくすための目線合わせの場であり、利用者とそのご家族にご理解・ご納得いただいたうえでサービスを提供するためにも必要な場となっています。
特に利用者やご家族のご希望は丁寧にヒアリングをして、できるかぎり反映できるよう検討してみてください。

会議の主な参加者

会議の主な参加者は、利用者が利用するサービスの担当者です。
したがって、提供するサービス内容によって参加者は異なります。

主に下記のようなメンバーが想定されるでしょう。

・ケアマネージャー
・利用者、そのご家族
・かかりつけの医師
・介護職員
・サービス提供責任者
・リハビリ職員
・福祉用具専門相談員
・栄養指導員

ケアマネージャーは主催者となり、会議の司会進行を担当します。

開催時期や開催場所

サービス担当者会議は必要に応じての開催となります。
 
一般的には、
・新規サービス利用時
・問題発生時
・介護認定の更新時

などに必要となります。
 
招集はケアマネジャーが行います。全員が集まれる日時・場所を設定しましょう。ただしどうしても全員集まれる日程がない場合は集まれるメンバーでの開催となることも仕方ありません。
 
開催場所としては
・利用者の自宅
・利用者の主治医の診療所(病院)

が望ましいでしょう。
 
できるだけ利用者の負担にならない場所を選んでください。
開催場所によっては開催時間や収容人数、駐車場などの問題も出てきますので事前に確認しておいてください。
 
時間は15分~20分程度を目安に、長くても30分程度で終わらせられるように配慮しましょう。
 

サービス担当者会議の議題

会議では話の論点を明確にしよう

先述のとおり、サービス担当者会議は利用者一人ひとりの
・新規サービス利用時
・問題発生時
・介護認定の更新時
などのタイミングで開催されます。
 
介護保険では介護度に応じて点数(支給限度額)が決められていますので、その点数の範囲内で提供できるサービスを検討しなければなりません。
 
新規サービス利用時、認定更新時などは、ケアマネージャーが作成したケアプランに対する各担当者の意見を聞くことが主な議題になります。
更新時、現状のサービス内容に問題がない場合には、各担当者からの報告を共有しあい、改めて目標を確認することを議題とし、会議を開催しましょう。
 
問題発生時というのは、例えばケアプランの変更が必要になったときです。
「認知が進み、今利用しているサービス内容を変更したほうがよいのでは?」という状況になった場合、介護サービスの見直しが必要となります。
介護区分の見直しが必要となることもあるでしょう。
新たに提供するサービス、変更しなければいけない点など、各担当者から意見を募るために会議が開かれます。
 
いずれの場合にせよ、
・サービスをいつから開始するか?
・なぜそのサービスが必要か?
・リスクはどんなことが考えられるか?
・他によりよい提案は?

といったことが主な議題となるでしょう。
 
進行担当のケアマネージャーは特に、「話の論点は何か?」ということを常に意識しながら会議を進めることを意識してください。

会議の進め方

会議の進め方についてです。
大まかな流れは下記のようになります。

サービス担当者会議の流れ

1.はじまりの挨拶
まずは挨拶です。
主催者であるケアマネージャーから
・挨拶
・自分の紹介(役割と名前)
・今日の会議の主旨、議題
について簡潔に述べてください。
 
2.自己紹介
続いて、参加者の紹介です。
初対面の人が多い場合は、順に一人ずつ挨拶をしてもらうとよいでしょう。
すでに何度か顔合わせをしているのであれば、ケアマネージャーが一人ひとりのお名前と職種をさらっと紹介する程度で構いません。
 
3.議題について話し合い
会議のメインである議題についての話し合いです。
各担当者が意見を述べられるように、ケアマネージャーがバランスをとりながら話を振っていくのもよいでしょう。
話が脱線しそうになったら元に戻すのも司会者の役割です。
議題がいくつかある場合には、それぞれ問題を分けて時間配分を意識しながら進めていきましょう。
 
4.利用者・ご家族への確認
担当者の意見を聞いたうえで、必ず利用者やご家族の意見を確認しましょう。
また専門用語などは、わかりやすく解説してあげてください。
利用者やご家族が疑問や不安を感じたまま進めてしまうことの内容に配慮が必要です。

5.話し合った内容のまとめ、整理
会議の終わりには、その日に話し合ったことを再確認しまとめる時間をとってください。
「結局何の会議だったの?」となることがないように、その日に決めたことを全員で改めて認識します。
 
6.課題、宿題の確認
担当者によっては宿題として持ち帰って検討・確認しなければならないことも出てくるでしょう。
話し合った中で新たな課題が出た場合にはそれも再度共有してください。
 
7.終わりの挨拶
最後に終わりの挨拶です。
時間を作って集まってもらったお礼を伝えて終わりましょう。

サービス担当者会議の主催者がやるべきこと

主催者がやるべきこと

サービス担当者会議は多くの方の貴重な時間をもらって開催する会議です。
主催者には、時間内に効率よくスムーズに進行すること、参加者全員が意見を延べやすい空気づくりをすることなどの役割があります。
 
そのためのポイントを心得ておきましょう。

◆ポイント1◆事前準備

会議の前にやっておかなければならない準備は、
・議題の整理
・日時・場所決め
・参加メンバーの招集・調整

などがあります。
 
会議直前にバタバタと慌てないためにも段取りよく前もって準備を進めましょう。

特に、次のポイントでもお伝えしますが「議題の整理」は司会としてスムーズに会議を進行するために念入りに準備し頭に入れておきましょう。

◆ポイント2◆会議開催の目的を明確に

会議参加者には事前に必ず議題を周知します。
報告や共有なのか、意見が欲しいのか、何か解決すべき課題は何なのかといった会議開催の趣旨を明確にしましょう。

そして資料があれば配布し、事前に目を通してもらうようお願いしておきましょう。
それだけでも当日の進行がスムーズになります。
 
また、参加者も事前準備や心構えができるため、活発な意見交換が期待できます。

◆ポイント3◆時間配分

話が脱線してしまったり、無駄話が増えてしまわないよう注意してください。15分程度で話すべきこと、解決すべきことをまとめられるようにケアマネージャーのコントロールが必要になります。
はじめに議題の整理と終了時間の目安を全体に周知しておくとよいでしょう。
 
また開始時刻は厳守です。主催者であるケアマネージャーは定刻になったらすぐに始められるよう、余裕を持って行動しましょう。

◆ポイント4◆雰囲気づくり

会議の雰囲気づくりはとても重要です。
利用者やそのご家族、またサービス担当者会議に初めて参加する関係者は緊張している可能性があります。
 
積極的にコミュニケーションをとるなどして、参加者がリラックスして気軽に発言できる雰囲気づくりをしましょう。

◆ポイント5◆挨拶とお礼

当日の会議終了後に、参加者一人ひとりへの挨拶をしましょう。
加えて、なるべく日が開かないうちに会議の議事録を共有しましょう。
議事録の共有方法はメール、郵便、手渡しなど可能な方法で構いませんが、その際に改めて会議参加のお礼を伝えましょう。
 
なお議事録に関して、司会進行をしながら記録をとるのが難しい場合には、担当者のどなたかに手伝ってもらってもいいかと思います。

まとめ

サービス担当者会議は、介護サービスを提供するうえで不可欠な会議です。
多職種の意見を交換し合うことで、利用者にとってよりよいサービスを提供することが可能になります。
充実した会議にするには、主催者となるケアマネージャーの手腕が問われます。
 
・話の論点を明確にすること
・時間配分をすること
・話しやすい雰囲気づくり

を意識して、短時間でしっかりと課題解決ができる会議を目指しましょう。
 

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